所谓档案数字化，是指利用计算机技术将模拟信号转换成数字信号的过程。纸质文件数字化是指利用扫描仪或数码相机等数字化设备将纸质文件数字化，并转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的计算机可识别的数字图像或数字文本的过程。
纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能够准确、方便、快捷地获得，实现档案信息资源的共享，以满足单位或社会对档案利用的需求。就数据内容而言，档案的数字化处理应包括目录数据(档案)、文件数据(扫描原件)和多媒体数据(图纸、文件、声像)。
档案数字化的主要作用。档案数字化是档案信息化建设的重要内容，档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有档案的目录数据库建设和重要纸质档案及照片、音像档案的数字化；二是现行的电子文件归档和电子档案管理。档案数字化可以有效保护原始档案。(1)、代替原使用，保护原文件。(2)数字拷贝应存放在不同的地方，磁盘和磁带应导出永久保存。这样，这些档案就不会在天灾人祸的情况下遭到破坏。(3)、恢复档案材料模糊、褪色的字迹，修复污损、残缺的照片档案。
安全原则安全是档案数字化过程中应时刻注意的问题。由于上述文件的真实性和其他一些原因，安全性对于文件的数字化尤为重要。首先要保证原始文件的安全。在数字化过程中，可能需要对档案进行开箱扫描，每一步都要非常注意对原始档案的保护，以免由于人为原因造成原始档案的污染、损坏、断裂甚至被盗等不可挽回的损失。其次，要保证档案信息内容的真实性和保密性。由于档案信息的公开受到密级的限制，有些档案信息是不应该公开的。这些档案原则上不应纳入数字化范围，或者对这些有保密要求的数字化档案增加可靠的保密措施。
规范性原则档案数字化的目的是利用计算机网络这一新的信息渠道，向全国乃至全世界提供数字化的档案信息。因此，档案数字化应采用统一公认的规范和标准。只有符合统一的标准，才能真正实现数字档案信息在互联网上的高效传输，不至于因为文件存储格式和软硬件平台的不同而造成资源浪费，同时也有助于确定一个最优的文件数字化技术方案。没有统一的标准和规范，档案数字化将成为阻碍档案信息化和网络化的重要原因。
高效率原则首先要在充分调研分析的基础上，选择最佳的档案数字化方案，包括优化的工作流程、最合理的数字化信息存储格式、先进、高效、经济的数字化处理设备。其次，高效率原则的另一个要求是重视档案数字化的整体性和协作性。为了避免档案信息的重复数字化和数字化资源的浪费，保证档案信息的系统性和完整性，档案数字化工作应特别注意互补合作和系统效率。
特别提示
防潮
